Taloyhtiön yhtiökokous on osakkaiden tärkein vaikuttamisen paikka: siellä vahvistetaan tilinpäätös, valitaan hallitus ja päätetään isoista remonteista. Kokouksen päätökset ovat kuitenkin vain niin vahvoja kuin sen koollekutsuminen. Virheellisesti toimitettu kutsu voi pahimmillaan johtaa päätösten moitteenvaraisuuteen. Siksi hyvä asukasviestintä alkaa kokouskutsusta. Selkeä ja ajoissa lähetetty kutsu myös lisää osallistumista: kun osakkaat tietävät etukäteen, mistä päätetään, he tulevat paikalle valmistautuneina ja keskustelu pysyy asiallisena. Kävimme läpi asunto-osakeyhtiölain keskeiset vaatimukset sekä vinkit, joilla kutsu tavoittaa osakkaat varmasti.
Milloin yhtiökokous pidetään?
Varsinainen yhtiökokous pidetään asunto-osakeyhtiölain mukaan kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kalenterivuoden tilikautta käyttävissä taloyhtiöissä tämä tarkoittaa, että kokous on pidettävä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä, ja siksi kevät on vilkasta yhtiökokouskautta. Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa, esimerkiksi kun hallitus haluaa päätöksen putkiremontista tai kun osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa kaikista osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelemiseksi.
Kutsuaika: aikaisintaan 2 kuukautta, viimeistään 2 viikkoa
Asunto-osakeyhtiölain oletussäännön mukaan kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä toisin, mutta vain niin, että lyhyttä määräaikaa pidennetään tai pitkää lyhennetään. Kutsuaika kannattaa siksi aina tarkistaa oman taloyhtiön yhtiöjärjestyksestä.
Kiinteistöliitto muistuttaa, että vanhoissa yhtiöjärjestyksissä voi olla vanhan lain aikainen määräys, jonka mukaan kutsu toimitetaan viimeistään viikkoa ennen kokousta. Tällaista määräystä ei nykyisin saa noudattaa, vaan kahden viikon vähimmäisaika on voimassa.
Käytännössä laki edellyttää, että kutsut on postitettava tai lähetettävä sähköpostilla viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Esimerkiksi tiistaina 20.4. pidettävän kokouksen kutsut on lähetettävä viimeistään tiistaina 6.4. Lain sanamuoto ei vaadi, että kutsu olisi osakkaalla perillä kahta viikkoa ennen kokousta, mutta osakkaiden kannalta mitä aiemmin, sitä parempi.
Kutsutapa: kirjallisesti jokaiselle osakkaalle
Kokouskutsu toimitetaan kirjallisesti jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsujen toimittamista varten. Sähköpostia voi käyttää vain, jos osakas on ilmoittanut osoitteensa nimenomaan tähän tarkoitukseen. Yhtiöjärjestys voi lisäksi edellyttää esimerkiksi kutsun julkaisemista porraskäytävän ilmoitustaululla.
Taloyhtiö saa osakkaiden yhteystiedot Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä osakehuoneistorekisteristä osakkaiden ilmoitusten perusteella. Osakkaan kannattaa siis tarkistaa, että omat tiedot rekisterissä ovat ajan tasalla – muuten kutsu voi mennä vanhaan osoitteeseen.
Mitä kutsussa pitää olla?
- kokouksen aika ja paikka,
- käsiteltävät asiat; jos kokouksessa päätetään yhtiöjärjestyksen muuttamisesta tai muusta merkittävästä asiasta, asian pääasiallinen sisältö on kerrottava,
- tieto siitä, missä ja milloin kokousasiakirjat, kuten tilinpäätös ja toimintakertomus, ovat osakkaiden nähtävillä,
- tarvittaessa tiedot etäosallistumisesta.
Etäosallistuminen
Vuonna 2022 voimaan tulleen asunto-osakeyhtiölain muutoksen jälkeen hallitus voi päättää, että osakas voi osallistua kokoukseen myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, ellei yhtiöjärjestys sitä estä. Tällöin kokouskutsussa on kerrottava etäosallistumisen mahdollisuudesta, sen edellytyksistä ja teknisestä toteutuksesta sekä mahdollisista puhevallan rajoituksista. Kokonaan etäyhteydellä pidettävä kokous edellyttää puolestaan, että siitä on määräys yhtiöjärjestyksessä.
Yleisimmät virheet
- Kutsu lähtee liian myöhään. Jos kutsuaikaa ei noudateta, kokouksen päätöksiä voidaan moittia. Varaa aikataulussa pelivaraa.
- Asialista on epämääräinen. Pelkkä ”muut asiat” ei riitä, jos tarkoitus on päättää esimerkiksi peruskorjauksesta tai yhtiöjärjestyksen muutoksesta.
- Osa osakkaista unohtuu. Tarkista osakasluettelo ennen kutsujen lähettämistä, erityisesti jos huoneistoja on hiljattain myyty.
- Etäosallistumisen ohjeet puuttuvat. Jos etäosallistuminen sallitaan, ohjeet on kerrottava jo kutsussa – ei vasta kokousaamuna.
Vinkit sujuvaan kokousviestintään
- Tee vuosikello. Merkitse tilinpäätöksen valmistuminen, tilintarkastus tai toiminnantarkastus, hallituksen kokous, kutsun lähetys ja yhtiökokous kalenteriin hyvissä ajoin.
- Kerää sähköpostiosoitteet. Pyydä osakkailta suostumus kutsujen sähköiseen toimittamiseen – se nopeuttaa viestintää, säästää postikuluja ja vähentää paperin käyttöä.
- Liitä asiakirjat mukaan. Kun tilinpäätös, talousarvio ja hallituksen ehdotukset ovat kutsun liitteenä, osakkaat ehtivät perehtyä niihin.
- Testaa etäyhteys. Jos etäosallistuminen on mahdollista, kokeile yhteys ja äänentoisto etukäteen.
- Muistuta asukkaita. Digitaalinen asukasviestintäkanava tai ilmoitustaulu tavoittaa myös vuokralaiset, jotka eivät saa kutsua mutta ovat kiinnostuneita taloyhtiön asioista.
Huom. Artikkeli on yleistä tietoa eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista oman taloyhtiösi yhtiöjärjestys ja käänny tarvittaessa isännöitsijän tai juristin puoleen.